ผู้เขียน หัวข้อ: การดูแลเครื่อง Fax อย่างถูกวิธี  (Read 9 times)

0 สมาชิก และ 1 บุคคลทั่วไป กำลังดูหัวข้อนี้

ririnrinlada

  • Newbie
  • *
  • กระทู้: 17
    • ดูรายละเอียด
เครื่องแฟกซ์หรือ Fax เป็น เครื่องไม้เครื่องมือที่ปฏิบัติหน้าที่ถ่ายเอกสารเอกสารให้อยู่ในแบบดิจิตอลและก็เปลี่ยนแปลงข้อมูลดิจิตอลให้กลายเป็นข้อมูลลงบนกระดาษ ซึ่งข้อมูลดังกล่าวข้างต้นสามารถส่งผ่านทางสายโทรศัพท์จากแฟกซ์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องโทรสารอีกเครื่องหนึ่งได้ แม้ว่าจะมีระยะทางที่ห่างไกลกันมากก็ตามช่วยย่นเวลาในการส่งข้อมูลข่าวสารที่ควรมีการพิมพ์ออกมาเป็นหลักฐานการันตี ดังเช่น สำเนาสัญญา สำเนาทะเบียนบ้าน สำเนาเช็ค สำเนาใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น 



เครื่องแฟกซ์หรือเครื่องโทรสารที่จำเป็นต่อสำนักงาน




เครื่องแฟกซ์สามารถใช้โทรสื่อสารได้ราวกับโทรศัพท์ทั่วไป แต่ว่าตัวเครื่องจะมีส่วนที่ทำหน้าที่ในการรับ-ส่งเอกสาร คือ น้ำหมึกพิมพ์ที่ปฏิบัติภารกิจพิมพ์ข้อมูลดิจิตอลที่ได้รับมาลงบนกระดาษ เครื่องสแกนเอกสารสำหรับเปลี่ยนแปลงเอกสารให้เป็นข้อมูลดิจิตอลสำหรับการส่ง เครื่อง Fax สามารถรับเอกสารได้ 2 แบบ เป็น

แบบอัตโนมัติ เป็น ผู้ใช้ทำการตั้งค่าให้เครื่องทำหน้าที่รับและก็ส่งเอกสารได้โดยทันที โดยที่ไม่จำเป็นต้องกระทำการกดปุ่มเพื่อรับเอกสาร เหมาะกับองค์กรหรือหน่วยงานที่จำต้องรับแฟกซ์บ่อยๆ ซึ่งเครื่องโทรสารอย่างงี้จะไม่สามารถรับสายพูดคุยได้

แบบกึ่งอัตโนมัติ เป็น เครื่องโทรสารที่ผู้รับจึงควรกดปุ่มรับก่อน จึงจะสามารถรับเอกสารจากผู้ส่งได้ โดยเหตุนี้ผู้ต้องการส่งโทรสารจำเป็นจะต้องโทรเข้ามาแจ้งกับคนรับเอกสารว่าอยากได้ส่งโทรสารก่อน ผู้รับเอกสารก็เลยจะกระทำกดปุ่มเพื่อรับเอกสารต่อไป

จากความรู้ความเข้าใจของเครื่องแฟกซ์ที่ทำการส่งเอกสารได้อย่างเร็ว ไม่ว่าจะอยู่ใกล้หรือไกลทำให้แฟกซ์มีการใช้งานเยอะๆ แม้กระนั้นการใช้แรงงานที่ไม่เหมาะสมทำให้เครื่องโทรสารความเสื่อมโทรมได้ง่าย อายุการใช้งานของเครื่องสั้นลง ซึ่งการใช้งานเครื่องแฟกซ์ที่ดีมีดังนี้
เลือกเครื่อง Fax ให้เหมาะสมกับการใช้แรงงาน เครื่องโทรสารมีการใช้งานกระดาษอยู่ร่วมกัน 2 แบบ เป็น แบบ Thermal Paper ที่มีลักษณะเป็นม้วนกลม ตัวกระดาษด้านหนึ่งมีความเงาอีกด้านไม่เงา เนื่องจากมีการฉาบสารเคมีที่เมื่อได้รับความร้อนจากแกนความร้อนส่งไปยังกระดาษ กระดาษส่วนที่ได้รับความร้อนจะปรากฏเป็นใจความแสดงขึ้นมา กับแบบกระดาษปกติ ที่เราสามารถใช้กระดาษ A4 ทั่วๆไปสำหรับการรับเอกสาร โดยเครื่องจะกระทำการใช้หมึกพิมพ์ในเครื่องกระทำพิมพ์เอกสารออกมาคล้ายกับเครื่องพิมพ์นั่นเอง การเลือกใช้กระดาษขึ้นกับรูปแบบการใช้งานว่าเป็นแบบใด ถ้ามีการส่งเอกสารมากยิ่งกว่าการรับเอกสาร ควรที่จะเลือกใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อนเพราะแกนความร้อนมีคงทนถาวรมีอายุการใช้งานที่นาน แต่ว่าลักษณะของเอกสารที่ได้จะมีความคมชัดน้อย รวมทั้งซีดเซียวจางในระยะเวลาอันรวดเร็ว แต่หากมีการรับเอกสารที่อยากความแหลมคมชัด ควรที่จะเลือกใช้กระดาษ A4 ที่ทำงานพิมพ์ด้วยหมึกพิมพ์ เนื่องจากเอกสารที่ได้จะมีความแหลมคมชัด ไม่ซีดเผือดจางสามารถรักษาได้นาน แต่ถ้าไม่มีการใช้แรงงานหมึกพิมพ์เป็นเวลานาน หัวเข็มครั้งปฏิบัติหน้าที่ฉีดหมึกพิมพ์อาจเกิดการตันทำให้ไม่อาจจะกระทำพิมพ์เอกสารได้ จึงเหมาะสมกับงานที่มีการรับเอกสารบ่อยๆนั่นเอง
ควรหมึกพิมพ์ที่สมควร เครื่องแฟกซ์แต่ละรุ่นจะมีการระบุชนิดของน้ำหมึกพิมพ์ซึ่งสามารถนำมาใช้งานกับเครื่องได้ ว่ามีรุ่นใด แบบใด ยี่ห้อใด ซึ่งส่วนใหญ่เครื่องโทรสารยี่ห้อใดก็ควรใช้น้ำหมึกพิมพ์แบรนด์นั้น เพราะว่าคุณลักษณะของน้ำหมึกจะได้รับการออกแบบมาให้เหมาะสมกับเครื่องพิมพ์อยู่แล้ว การใช้น้ำหมึกพิมพ์คนละยี่ห้อหรือหมึกพิมพ์ที่แพงถูกอาจจะเป็นผลให้เข็มพิมพ์มีการอุดตันจากหมึกพิมพ์ที่ไม่ได้คุณภาพได้
ชำระล้างอยู่เสมอ เครื่อง Fax จะมีไฟฟ้าสถิตเกิดขึ้น ทำให้มีการเกาะของฝุ่นเกิดมาก ซึ่งฝุ่นผงเหล่านี้หากไปติดที่หัวเข็มฉีดน้ำหมึกหรือแกนความร้อนแล้ว จะทำให้การพิมพ์เอกสารเกิดความไม่ปกติได้ ดังนั้นจึงจำเป็นจะต้องทำความปัดฝุ่นที่เครื่องโทรสารอยู่เป็นประจำทุกวี่วันเพื่อปกป้องการสั่งสมของฝุ่นละออง
การดูแลเครื่องแฟกซ์เป็นเรื่องที่ไม่ยากแต่ว่าจำเป็นต้องอาศัยความเอาใจใส่ตั้งแต่วิธีการเลือกใช้เครื่องให้เหมาะสมกับลักษณะการใช้งาน โดยถ้าเกิดเน้นส่งควรเลือกเครื่อง Fax ที่ใช้กระดาษแบบ Thermal Paper กับแกนความร้อน แต่ว่าหากอยากรับเอกสารควรจะเลือกใช้กระดาษกับหมึกพิมพ์แล้วก็อย่าลืมชำระล้างเครื่องทุกๆวัน เพราะนอกจากจะช่วยให้อายุการใช้งานของเครื่องโทรสารเพิ่มขึ้นแล้ว ยังช่วยประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อและซ่อมเครื่องได้อีกด้วย